Электронные письма – один из наиболее удобных способов связи и доставки информации. В организациях работа с электронной почтой во многих случаях решается за счет установки собственного почтового сервера. Но это только половина дела, поскольку неизвестно, насколько эффективно он используется в целях организации.

Программа, о которой пойдет речь в этой статье, предназначена для контроля эффективности работы почтового сервера. С ее помощью можно легко определить, кто наиболее активно использует почту, какой объем трафика генерируется при этом, с какими контрагентами ведется наиболее активная переписка. Mail Access Monitor работает с почтовыми серверами MDaemon, Microsoft Exchange Server, Kerio MailServer, Merak Mail Server, Sendmail, VisNetic MailServer, PostFix, Qmail, CommuniGate Pro.

В ходе своей работы почтовый сервер создает специальные лог файлы, в которых протоколируется информация обо всех обработанных электронных письмах. Анализируя эти лог файлы, Mail Access Monitor позволяет быстро и просто выдавать отчеты о том сколько, кто, кому, когда отправлял электронных писем и какой при этом получился суммарный почтовый трафик.

Поэтому первичная настройка программы после ее установки заключается в настройке пути доступа к лог-файлам соответствующего почтового сервера, а также формированием списка локальных адресов организации и списков исключений – в него могут быть внесены почтовые адреса, данные по которым импортироваться и отображаться в отчетах не будут. В дальнейшем эти настройки можно расширить за счет указания частоты импорта данных из лог-файлов, а также рядом иных настроек. После выполнения первоначальных настроек можно выполнить импорт данных и приступить к работе.

Журнал

Работа с данными основана на использовании специального инструмента – журнала, с помощью которого можно "на лету" формировать различные фильтры. Доступ к нему осуществляется через одну из закладок основного окна. Удобство такого подхода состоит в том, что пользователь имеет возможность, комбинируя несколько параметров, строить различные фильтры и просматривать только ту информацию, которая ему необходима в данный момент времени.

Окно журнала разделено на три неравные части. Основная центральная часть отдана под вывод записей, соответствующих установленному фильтру. Настройка параметров фильтра выполняется в верхней части окна, а в нижней расположена строка статуса, в которой выводятся итоговые данные по количеству отфильтрованных записей, а так же объем входящего, исходящего и общего трафика, соответствующие установленным значениям фильтра.

Итак, если не использовать фильтр, то в журнале можно будет увидеть весь список отправленных и полученных почтовых сообщений. Отсортированы записи будут по времени. Отфильтровать их можно по нескольким параметрам. Первый – период, за который вы хотели бы увидеть информацию. Здесь можно указать начальную и конечную даты. В качестве дополнительных параметров можно задать фильтр по значению одного из полей "Адрес", "Получено", "Отправлено", "Всего". Для каждого поля должны быть введены в качестве параметров соответствующие значения и условие сравнения. Например, для поля "Всего" можно выбрать размер почтового отправления и условие "больше", "равно", "меньше".

Но есть более простой способ назначения условий фильтрации по полю "Адрес". Для этого достаточно выбрать среди записей нужную, и через контекстное меню назначить фильтр по значению поля "Адрес". С помощью контекстного меню удается отфильтровать записи и по нескольким дополнительным полям – "Источник данных", "Служба", "Протокол" – которых нет в настройках основного фильтра.

По мере работы, в базе данных, формируемой за счет импорта лог-файлов, накапливается значительное количество информации, приводящее к замедлению обработки запросов фильтрации или формирования отчетов. Рекомендуется время от времени удалять часть уже обработанных данных. Выполняется это с помощью меню. При выборе опции очистки базы данных необходимо либо указать период, за который данные будут удалены, либо отметить исходные лог-файлы, данные из которых вам больше не требуются. Если вы решите полностью удалить все данные, вместо указания периода отметьте опцию "Удалить все файлы БД".

Отчеты

Для анализа использования почтового сервера в большей степени удобен не журнал, а отчеты, которые можно формировать на основе имеющихся данных. Отчеты позволяют просмотреть информацию, сгруппированную по тому или иному аналитическому признаку за определенный период времени. Для работы с ними служит вторая закладка основного окна программы.

В программе можно выполнить предварительную настройку отчетов. Отчеты могут быть плоские или иерархические (вложенные) – изменить представление уже сформированного отчета можно и на закладке "Отчеты" с помощью инструментальной панели. Вы можете выбрать принцип вычисления процентов, отображаемых в последней колонке отчета. Допустимы три варианта – по суммарному, входящему или исходящему трафику. На закладке "Колонки" Вы можете отметить названия тех колонок, которые будут отображаться в отчете

Закладка "Шаблоны отчетов" позволяет выбрать вариант настройки внешнего вида отчетов, формируемых на основании шаблонов. Допустимы два варианта. При выборе варианта "Единый" внешний вид отчетов будет одинаковый и будет определяться общими настройками. При выборе варианта "Индивидуальный" параметры отчета сохраняются в файле настроек шаблона и считываются перед формированием отчета планировщиком задач.

Настройка отчета состоит из нескольких элементов: выбора вида отчета, отчетного периода, объектов отчета (связанных с первой частью), секций, которые будут включены в отчет. Для получения отчета необходимо выполнить настройку каждой из частей и осуществить его формирование. Для того, чтобы отсортировать отчет по значениям одного из столбцов, необходимо нажать на заголовок соответствующего столбца.

У сформированных отчетов есть интересная особенность. Если выбрать интересующий пункт отчета и вызвать контекстное меню, то через него можно получить детализированный отчет. Например, если выбрана строка с данными по трафику для определенного адреса, то детализированный отчет выберет все записи, которые относятся к этому адресу. Детализированный отчет можно показать как в текущем, так и в новом окне.

Если формат отчета вас устраивает, то для повторного его использования есть возможность сохранить его на диске в качестве шаблона и, при необходимости, использовать для повторного формирования. Единственный недостаток – нет возможности автоматически изменять по какому-либо критерию период, за который будет формироваться отчет.

Совершенно необязательно формировать отчет вручную. Эту работу можно автоматизировать. В программе есть собственный планировщик задач, в котором можно задать расписание, согласно которому будут формироваться требуемые отчеты. Еще одна особенность заключается в том, что в настройках отчетов можно задать параметры и их доставки, включая отправку отчетов по электронной почте.

Диаграммы

Если отчеты – это табличные данные, то диаграммы предназначены для их визуализации. В программе Mail Access Monitor имеются встроенные средства для их построения. Построение диаграммы осуществляется на основе уже сформированного отчета. Для просмотра диаграмм необходимо выделить название любой секции отчета (например, "По дням недели") и, вызвав правой клавишей мыши контекстное меню, выбрать пункт "Диаграмма".

Выводы

Программа Mail Access Monitor, которая издается в России по маркой 1С:Дистрибьюция, предлагает удобное средство для получения статистики по использованию трафика для большого числа почтовых серверов. Простой, удобный интерфейс, несложные настройки и большие возможности получения различного вида отчетов. Программа позволяет автоматизировать процесс получения отчетов и доставки их пользователю. Купить Mail Access Monitor можно у партнеров "1Софт".

Михаил Абрамзон

Все права защищены. По вопросам использования статьи обращайтесь на 1csoft@1cnw.ru